Trimiterea de e-mailuri care comunică bine
E-mailul este unul dintre principalele moduri în care oamenii trimit acum comunicări scrise și nu este probabil ca acestea să se schimbe vreodată. E ușor, rapid și nu necesită o ștampilă.
Au dispărut zilele în care trebuie să așteptați o săptămână sau mai mult pentru o scrisoare sau un răspuns în corespondență. Nu este necesar să faceți urne de urgență la oficiul poștal pentru a vă cântări plicurile și pentru a ridica suficiente timbre pentru facturi și scrisori. De fapt, mulți oameni nu s-au adresat nici măcar unui plic sau au trimis o scrisoare prin Poșta Statelor Unite.
E-mail-ul a devenit una dintre cele mai ușoare și mai rapide căi de a comunica personal și în afaceri. Acest lucru a devenit un fenomen pe care serviciul poștal din Statele Unite se străduiește să găsească modalități de a rămâne în afaceri.
Nu este nici o surpriză atunci că eticheta de e-mail , adesea menționată ca Netiquette, este un subiect fierbinte pentru cultura actuală. E-mailurile sunt trimise zilnic de o mare parte a populației americane. Majoritatea companiilor folosesc e-mail pentru a comunica cu angajații pe parcursul zilei. Aproape fiecare gospodărie are cel puțin un computer cu acces la internet, iar în acele gospodării sunt mame, tați, copii, adolescenți și poate chiar bunici, cu toate sau majoritatea acestora primind și trimițând e-mailuri.
Trăim într-o societate cu microunde, bazată pe internet, și nimeni nu dorește să-și petreacă timpul pentru a scrie o scrisoare lungă, chiar dacă este mult mai intimă și mai personală. Totuși, există multe circumstanțe în care e-mailul funcționează mai bine decât corespondența cu melci.
Iată câteva etichete și nu trebuie să țineți minte atunci când compuneți note de e-mail.
- A pregati. Înainte de a începe să tastați un e-mail, indiferent dacă este vorba despre o notă inițială sau despre un răspuns, ar trebui să vă întrebați ce anume doriți să comunicați. Pe scurt, care este scopul tău de a scrie? Odată ce ați aflat, puteți citi e-mailul completat înainte de al trimite, pentru a vă asigura că ați realizat obiectivul. Dacă face gradul, trimiteți-l; dacă textul este confuz, dur sau neclar, atunci ar trebui să începeți din nou.
- Comunica. Rețineți că comunicați cu o persoană reală care va primi această corespondență. Având în vedere acest lucru, trebuie să vă adresați persoanei după nume și să fiți respectuoși. Dacă acesta este un răspuns la un e-mail primit, trebuie să vă acordați timp pentru a răspunde la întrebări sau solicitări la începutul notei.
- A respira. Toți am fost vinovați într-un anumit moment sau altul de a ne pierde calmul. Dacă primiți un e-mail care vă deranjează sau vă deranjează, nu răspundeți în natură. Luați drumul cel mare și fie răspundeți doar pentru a confirma primirea sau pentru a lua ceva timp înainte de a răspunde, astfel încât să vă puteți liniști și să răspundeți cu un mesaj bine gândit. Nu vreți să răspundeți la e-mail (sau orice altă formă de comunicare) în furie. Când suntem supărați, avem tendința să spunem (sau să scriem) lucruri pe care nici nu le înțelegem, nici nu trebuie să le spunem. Amintiți-vă că odată ce e-mailul dvs. este trimis, acesta este acolo pentru totdeauna.
- Fii transparent. Linia subiectului dvs. ar trebui să fie o reprezentare reală a motivului pentru care sunteți în contact cu destinatarul. Utilizați fraze care se referă la subiectul mesajului. Acest lucru este valabil indiferent dacă compuneți un e-mail de afaceri sau personal. De exemplu, dacă scrieți un e-mail mamei dvs. despre vizita ei săptămâna viitoare, linia de subiect ar trebui să citească ceva de genul "vizita dvs.".
- Cercetare. Dacă trimiteți un e-mail unui asociat de afaceri, este indicat să utilizați numele de familie și titlul acestuia. Faceți cercetarea și adresați-vă corect destinatarului. Președintele companiei ar putea fi adresat fie domnului Taylor, fie președintelui Taylor.
- Verificare a ortografiei. Folosirea verificării ortografice este importantă atunci când comunicați în scris. Când trimiteți o notă plină de erori, comunică faptul că sunteți neglijent sau că nu acordați atenție detaliilor. Încercați să executați întotdeauna verificarea ortografică sau să utilizați un program care se autoregrează. Și citiți-o din nou pentru a vă asigura că cuvintele pe care ați dorit să le utilizați nu au fost auto-corectate la ceva diferit.
- Recitești. Ar trebui să luați câteva secunde sau minute suplimentare necesare pentru a face o verificare rapidă a oricărui e-mail pe care intenționați să-l trimiteți. Luați acest timp pentru a edita orice propoziții incomode sau pentru a plasa semnele de punctuație.
- Urmăriți tonul. Uneori, un e-mail se poate desprinde diferit de modul în care ați intenționat. Tonul e-mailului dvs. este foarte important și este la fel de important ca mesajul dvs. Deoarece aceasta este comunicarea scrisă, trebuie să vă asigurați că tonul dvs. este plăcut și că este o reprezentare adevărată a ceea ce doriți să spuneți. Amintiți-vă că destinatarul dvs. nu poate auzi chicotul în vocea dvs. sau văd zâmbetul pe față. Cu excepția cazului în care doriți să prefaceți tot ceea ce scrieți, ar trebui să evitați orice limbă din e-mail care ar putea fi interpretată greșit în vreun fel.
- Fii scurt și dulce. Încercați să nu scrieți un roman când trimiteți un e-mail. Majoritatea oamenilor nu doresc să citească atât de mult într-un e-mail. Dacă e-mailul este neapărat de lungă durată, încercați să îi ajutați pe beneficiar prin evidențierea conceptelor-cheie, folosind punctele de glonț sau rezumând subiectul în paragraful de deschidere.
- Comunicați bine. Nu doriți să confundați cititorul dvs., deci luați-vă timp pentru a fi clar și concis în scris. Dacă trimiteți un e-mail unui prieten, puteți fi mai obișnuit în stilul dvs. de scriere. Cu toate acestea, dacă aceasta este o comunicare de afaceri , utilizați gramatica adecvată și evitați folosirea simbolurilor sau a emojisurilor care vă fac să pari mai puțin profesioniști.
Comunicarea prin e-mail este foarte populară. Ia timp pentru a angaja Rulea de Aur, și veți merge mult spre a fi un netiquette lustruit pro.
Editat de Debby Mayne