Importanța etichetei de e-mail corespunzătoare

Ați primit vreodată un e-mail care vă lasă să vă întrebați cine a trimis-o? Sau mai rău, ați trimis vreodată un e-mail pe care l-ați regretat ulterior?

Fiind la sfârșitul primirii unui e-mail rău vă poate lăsa să-ți scuturați capul și să încercați să vă dați seama ce se gândea celălalt pe pământ. Fiind cel care la trimis poate ruina o altă zi minunată și poate avea repercusiuni adverse mai târziu.

Viteza de zipping a unui e-mail a făcut-o metoda preferată de comunicare. Indiferent dacă trimiteți un e-mail personal sau de afaceri, respectarea unei etichete adecvate este esențială pentru a preveni dezordinea sau sentimentele greșite.

Urmați regula de aur tratând destinatarul așa cum doriți să fiți tratat. Înainte de a da clic pe "trimite" pe orice e - mail, faceți un minut și dați-i o citire suplimentară. Utilizarea eficientă a mesajelor de poștă electronică vă poate aduce o lumină pozitivă cu supraveghetorul dvs. și vă poate oferi chiar și un avantaj atunci când este timpul pentru o promoție .

• 01 din 10

  Nu-ți asumi confidențialitatea

  Rețineți că este posibil ca firma dvs. și e-mailul personal să nu fie private. Compania dvs. are dreptul să citească toate informațiile trimise de la birou, astfel încât niciodată să nu scrieți și să trimiteți informații personale sau extrem de sensibile de la locul de muncă. E-mailul personal de la domiciliu poate fi transmis, deci nu puneți nimic în scris care ar putea provoca o problemă dacă ajunge la persoana greșită.

• 02 din 10

  Stai departe de comentariile jignitoare

  Evitați comentariile ofensive în e-mailul dvs. Acestea includ remarci rasiste, sexiste sau negative despre altă persoană sau companie. Dacă primiți un e-mail ofensator, nu răspundeți sau îl trimiteți nimănui. Nu folosiți niciodată e-mailuri pentru a spune ceva ce poate fi interpretat greșit de șeful tău .

• 03 din 10

  Nu striga

  Amintiți-vă că atunci când tastați toate capacele, e-mailul dvs. apare ca strigând. Unii oameni cred că face mesajul lor mai ușor de citit, dar nu este cazul. Utilizați un font ușor de citit în litere de litere.

• 04 din 10

  Editați mesajele

  Editați e-mailurile înainte de a le trimite. Utilizați spellchecker și treceți peste toate e-mailurile de afaceri pentru a vă asigura că aveți o gramatică adecvată. Întotdeauna vrei să te prezinți ca un profesionist în corespondență. Verificați e-mailul personal după ce terminați să îl scrieți, pentru a vă asigura că ajunge la punctul dorit. Scăderea unui singur cuvânt poate schimba sensul unei propoziții.

• 05 din 10

  Răspunde cu prudență

  Cunoașteți modul corect de a răspunde la e-mailurile pe care le primiți. Acordați o atenție deosebită expeditorului și celorlalți în câmpurile "pentru" și "cc". Răspundeți cât mai repede posibil decât lăsați folderul "salvat" să devină prea aglomerat.

  Evitați nevoia de a lovi "răspundeți tuturor" înainte de a căuta să vedeți cine este menționat în antet. Răspunsul dvs. poate confunda alte persoane cu lista sau este posibil să eliminați informațiile inutile către persoanele pe care nu le cunoașteți. Singura dată când trebuie să faceți clic pe "răspundeți tot" este dacă sunteți sigur că toată lumea are nevoie de informațiile pe care le trimiteți.

• 06 din 10

  Familiarizați-vă cu instrumentele de e-mail

  Cunoașteți instrumentele și tipurile de e-mailuri. Acestea includ "la", "cc", "bcc" și linii de subiect. Principalul destinatar ar trebui să fie în câmpul "în". Când trebuie să copiați pe cineva, l-ați adăuga în mod normal acelei persoane în câmpul "cc" sau copie carbon. Dacă cineva trebuie să fie copiat fără ceilalți de pe lista care primesc e-mailul său, utilizați "bcc" sau copie orb carbon. Copiați numai persoanele care trebuie să cunoască informațiile pe care le trimiteți.

  Nu trimiteți niciodată e-mailuri în lanț. Acestea pot deveni greoaie și pot bloca cutiile de e-mail ale oamenilor în punctul de supărare . Nu doriți să deveniți persoana care transmite mesaje care pot sau nu pot fi adevărate.

  Trebuie întotdeauna să completați linia subiectului pentru un e-mail de afaceri și este preferat în e-mailul personal. Păstrați linia de subiect cât mai scurtă posibil și aveți doar un subiect pe corespondență.

• 07 din 10

  Ține-l scurt

  Majoritatea oamenilor preferă e-mailuri scurte, mai degrabă decât mesaje lungi, pline de cuvânt. Dacă este posibil, menționați punctul în câteva propoziții. Pentru un mesaj mai lung începeți cu un paragraf introductiv, permițând oamenilor să cunoască elementele de bază. Dacă aveți mai multe subiecte, împărțiți mesajul în mai multe mesaje, cu un subiect pe e-mail.

• 08 din 10

  Urmăriți tonul

  Mențineți un ton pozitiv în comunicațiile de e-mail. Amintiți-vă că remarcile îngrozitoare se pot întâlni mai degrabă ca fiind mai degrabă spirituale decât amuzante. Salvați umorul sarcastic pentru comunicațiile vocale, astfel încât ceilalți să audă tonul vocii voastre. Aceasta include și furia. Ar trebui să evitați să trimiteți e-mailuri furioase sau să riscați să jigniți pe cineva cu care lucrați sau care vă interesează.

• 09 din 10

  Utilizați steagurile prioritare cu discreție

  Dacă aveți un steag cu prioritate ridicată, utilizați-l numai când este necesar. Utilizarea prea mult va avea în cele din urmă efectul opus pe care îl doriți și trimiteți e-mailurile dvs. în partea de jos a listei de priorități pentru destinatari.

• 10 din 10

  Semnează-ți numele

  Nu uitați să vă semnați e-mailurile. Destinatarii pot fi supărați dacă trebuie să se rotească în sus și să-și dea seama cine le-a trimis mesajul. Dacă vă așteptați la un răspuns telefonic, asigurați-vă că includeți numărul, chiar dacă știți că persoana are în dosar. Scopul e-mailului este de a economisi timp și de a opri ceea ce face el va încetini lucrurile. Dacă aveți o linie de semnătură, păstrați-o actualizată cu adresa de e-mail și numerele de telefon corespunzătoare.