Lista de verificare a notificărilor pentru mișcarea dvs.
Mutarea unui birou este complicată. Cu atât de multe lucruri de făcut, este ușor să treci cu vederea sarcinile mai mici, dar vitale. Pentru a vă menține biroul în mișcare, utilizați următorul ghid de liste de verificare care va asigura că nimic nu este lăsat înapoi.
De asemenea, treceți prin lista de verificare ușoară a sarcinilor esențiale pentru a vă ajuta să vă mișcați biroul.
Notificați companiile și clienții mișcării
Următoarea listă de notificări detaliată poate fi utilizată împreună cu articolul Update Business Information Before You Move.
Folosite împreună, veți descoperi că ați acoperit toate bazele.
De asemenea, trebuie să îi lăsați pe clienții dvs. să știe dacă veți fi aproape de închidere în timpul mutării sau de reducere a orelor. Aceasta va fi o notificare critică pentru a vă asigura că clienții nu sunt frustrați dacă ușa dvs. este blocată. Cunoașterea anticipată a timpului când veți fi deschisă pentru afaceri vă va salva o mulțime de apeluri telefonice și clientul va merge la concurentul dvs. pentru servicii. Cu alte cuvinte, permiteți clienților dvs. să vă cunoască planul de întreținere a acestora în timpul tranziției.
Clienți și clienți
Este o idee bună să lăsați baza dvs. de clienți să știe mai întâi despre mișcare, de preferință cu cel puțin o lună înainte ca aceasta să aibă loc. Furnizați informații despre noua locație fie prin trimiterea unei scrisori oficiale, fie prin trimiterea unui e-mail cu o hartă anexată sau atașată fiecărei persoane din baza de date a companiei. Sau în cazul unui magazin de vânzare cu amănuntul, plasând pe ușa din față o hartă și un semn de notificare și oferindu-vă câte un fluturaș cu fiecare achiziție.
Publicați informațiile pe pagina dvs. web cu instrucțiuni ușor de urmat și cu toate detaliile care vă vor ajuta să reveniți la clienți; aceasta ar putea include o vânzare de tip "move-in" sau o deschidere oficială.
Furnizori de servicii, furnizori și agenții guvernamentale
Notificați serviciile și vânzătorii pe care compania dvs. le utilizează în mod regulat.
Poate include o imprimantă, un curier, un magazin de servicii de birou sau un furnizor de servicii internet.
Bănci și Asigurări
Băncile vor solicita în prealabil notificarea; va trebui să schimbați adresa la cecurile companiei, apoi să tipăriți cecurile, să anunțați companiile cărții de credit și orice alte instituții financiare sau furnizori de servicii. Puteți decide că societatea dvs. ar beneficia de transferarea conturilor de afaceri de la o bancă la alta sau de la o sucursală la alta; discutați cu reprezentantul băncii despre serviciile disponibile în noua locație / vecinătate.
Companiile de asigurări trebuie, de asemenea, să fie notificate anticipat. Ei vor trebui să evalueze spațiul nou și să vă ofere o estimare nouă, dacă este cazul. Acesta este un moment excelent de a vorbi cu asigurătorul dvs. despre asigurarea în mișcare și despre ce veți avea nevoie pentru a vă asigura că biroul dvs. este protejat.
Schimbați mesajele telefonice primite
Odată cu actualizarea informațiilor despre companii și a materialelor de marketing, există și alte modalități prin care puteți să vă asigurați că publicul învață despre mutarea viitoare. Adăugați o notificare la serviciul de mesagerie vocală / mesagerie vocală, indicând data mutarei, în care vă deplasați și modul în care aceasta ar putea afecta serviciul. Furnizați, de asemenea, informații de contact pentru acei clienți care pot avea îngrijorări specifice.
Angajații își schimbă de asemenea linia de mesagerie vocală directă cu informații despre mutare și noua adresă. Din nou, este o modalitate ușoară de a reaminti contactele despre mutare și de ai informa pe cei care nu se află în baza de date de contact a schimbării.
Modificați linia de semnătură
Adăugarea unei notificări în linia de semnătură a e-mailului pentru toți angajații asigură că fiecare e-mail trimis va aminti destinatarului despre mutarea viitoare. Aceasta este o modalitate excelentă de a ajunge la persoanele care nu se află în lista de contacte a companiei.
Ștergerea corespondenței de ieșire
Achiziționați o ștampilă roșie care afișează "Notă nouă adresă"; ștampilele pot fi cumpărate de obicei la un magazin de furnizare de birouri. Ștampila cu antet actualizată pentru a se asigura că destinatarii sunt conștienți de schimbarea adresei. Rețineți că este posibil ca această etapă de notificare să nu fie aplicabilă decât după ce mutarea a fost terminată.
Telefon
Acesta ar trebui să fie primul utilitar pe care îl contactați despre mișcarea dvs. doriți să vă asigurați că afacerea dvs. rămâne deschisă în timpul mutare sau că există cât mai puține întreruperi. Lăsați compania telefonică să știe când se mișcă și cereți ca telefoanele să fie instalate și gata să funcționeze în noua locație cu o zi înainte de data transferului, doar pentru a vă asigura că sistemul este în funcțiune la data la care vă deplasați.
Cereți companiei să stabilească un sistem de apel înainte în vigoare în ziua în care vă deplasați. Dacă compania dvs. schimba numerele de telefon, cereți ca un număr de telefon vechi să fie adăugat la numărul dvs. vechi, permițând apelanților să știe despre schimbarea numărului de telefon. După ce vă mutați, este o idee bună să apelați numărul vechi pentru a vă asigura că serviciul este disponibil. De asemenea, asigurați-vă că noul dvs. număr și adresă de afaceri sunt actualizate în agenda telefonică și în directorul următor.
Servicii postale, e-mail și conturi sociale
Notificați oficiul poștal al călătoriei dvs. și asigurați-vă că e-mailul va fi transmis câteva luni după mutare. După cum sa menționat anterior, adăugați o notă de mutare la liniile de semnătură ale angajaților înainte de mutare și după mutarea, de asemenea; după mutare semnătura ar trebui să solicite destinatarului să ia notă de schimbarea adresei și a informațiilor de contact.
De asemenea, companiile de curierat obișnuite care primesc și renunță trebuie să fie informate despre schimbarea adresei și despre orice schimbare a serviciilor.