Tentativele dvs. de eliminare a aglomerației de hârtie au tendința de a eșua? Sau sunteți prea copleșit de cantitatea mare de hârtii de pe birou pentru a încerca chiar? S-ar putea să faceți niște greșeli ușor de înțeles, dar de auto-sabotare. Citiți mai departe pentru a afla cum să evitați cele mai frecvente greșeli pe care le fac oamenii atunci când gestionează aglomerația hârtiei.
1. Nu eliminați declarațiile de hârtie
Este posibil să fie nevoie să primiți niște facturi în mod vechi, dar majoritatea utilităților facilitează trecerea la facturarea fără hârtie.
În timp ce vă aflați la ea, vedeți unde puteți tăia excesul de hârtie. Dacă primiți cataloage pe care nu le priviți niciodată, faceți câteva minute pentru a contacta companiile și cereți să fie eliminate din listele lor. Dacă vă abonați la mai multe reviste și ziare, gândiți-vă la cele pe care preferați să le citiți în print și pe cele pe care nu le-ați deranja să le citiți online.
2. Închirierea documentelor
Acest lucru se întâmplă pentru documentele pe care nu le doriți (de ex. Poșta nedorită), precum și pentru cele de care aveți nevoie (de exemplu facturile.) Cu cât așteptați mai mult să le gestionați, cu atât mai mare este șansa să nu o faceți niciodată, plin de un an de duminica New York Times. Cea mai ușoară modalitate de a vă administra e-mail-ul este să rezolvați totul de îndată ce vine. În ceea ce privește documentele pe care trebuie să le aruncați, faceți reciclarea unei sarcini programate regulat, nu doar ce faceți atunci când documentele amenință că vă îngropă.
3. A avea un sistem de depozitare inadecvat sau inexistent
Dacă nu aveți niciun loc pentru a stoca documentele de care aveți nevoie și nici o modalitate ușoară de a dispune de cele pe care nu le faceți, probabil că le veți depozita pe toate și le veți depune mintal sub "să fie tratate ... într-o zi". creând un sistem care funcționează pentru dvs., indiferent dacă aceasta înseamnă dobândirea unui cabinet de depozitare pentru vechile școli, un scanner fiabil sau un tocător.
4. Nu ai un tampon de lansare
Un tampon de lansare este un spațiu dedicat lângă ușa din față unde lucrurile de care aveți nevoie în fiecare zi - chei, ochelari etc. - sunt păstrate ori de câte ori nu sunt folosite. Un tampon de lansare nu va ajuta cu toate tipurile de aglomerație de hârtie, deși este o modalitate excelentă de a vă asigura că poșta de ieșire iese din casă.
Ce este important este conceptul de lansare și obiceiurile pe care îi ajută să vă dezvoltați.
În esență, un tampon de lansare facilitează același lucru în fiecare zi. Suspendarea cheilor într-un anumit loc de îndată ce intrați este același tip de comportament ca aruncarea departe de poșta nedorită de îndată ce o obțineți, sau deschiderea unei corespondențe importante într-un timp util. Atunci când vă gândiți la alte activități zilnice, cum ar fi sortarea corespondenței dvs., ele pot deveni parte a acestui sistem.
5. Fiți vagi
Este una de care sunt vinovat. Iată un exemplu: în caseta mea de fișiere, am un dosar marcat "mașină". Asta înseamnă că dacă trebuie să caut titlul de mașină, trebuie să trec prin chitanțe, documente despre asigurarea mașinii, informații despre mașina mea veche Nu mai dețin și așa mai departe. (De asemenea, am un dosar marcat "misc", care este un dezastru organizator care așteaptă să se întâmple.)
Atunci când organizați lucrări pe care trebuie să le păstrați, este mai bine să fiți la fel de clare și de precise cum puteți. Introducerea de dosare cu etichete precum "asigurarea auto", "întreținerea mașinii" și "mașina financiară" ar face ca sistemul meu de arhivare să fie mult mai mic decât o operă.
De asemenea, puteți reduce o cantitate mare de hârtie în exces, învățând cât timp trebuie să păstrați documente .
Dacă stocați hârtii învechite pe care nu le veți mai folosi niciodată, în cele din urmă scăparea lor va distruge mult din viața voastră.