O listă de verificare rapidă a timpului de păstrare a documentelor + ce să restrângeți
Hârtia este o durere, iar gestionarea unui sistem de arhivare la domiciliu poate fi o tragere, dar unele documente pe care trebuie într-adevăr să vă agățați pentru că nu știți niciodată când veți avea nevoie de ele. Iată un exemplu de timp pentru a păstra documentele și când ați terminat cu ele, care dintre ele trebuie să le tăiați. Acest lucru ar trebui să servească drept un ghid de referință rapid pentru crearea și menținerea unui sistem funcțional de arhivare la domiciliu.
Mai întâi, gândiți-vă la diminuarea cantității de hârtie pe care o primiți și veți sfârși prin a trebui să distrugeți sau să aruncați mai puțin.
Asta înseamnă să scăpați de mesajele junk, să vă înscrieți la facturi electronice și să nu acceptați fluturași, cupoane pe care nu le veți folosi niciodată, sau alte efemere pe care le simțiți că trebuie să vă agățați când știți că într-adevăr nu.
Dacă vă confruntați într-adevăr cu aglomerația de hârtie până la punctul în care simțiți că ați putea să- l depozitați , contactați-i pe profesioniștii care vă pot ghida prin procesul de declutrare.
Al doilea pas este să vă asigurați că aveți un sistem de management eficient al corespondenței . Cu cât gestionați mai eficient corespondența pe care o primiți, cu atât mai des va trebui să faceți o sesiune mare de depunere / tăiere / reciclare.
Configurați un sistem electronic de depunere
Îndepărtarea depozitării de hârtie prin instalarea unui sistem electronic de depozitare vă va economisi spațiu și vă va scăpa de aglomerația de hârtie. E o victorie. În zilele noastre sistemul electronic de înregistrare are multă sens. Pentru a începe, aveți nevoie de un scaner și de un loc pentru stocarea fișierelor, a unui sistem de directoare pe un computer sau în cloud și a unui hard disk extern.
Configurați foldere generale pentru diferite tipuri de documente (exemple: gospodărie, impozite, auto, certificatele de naștere etc.) Nu este nevoie să obțineți prea multă precizie în ceea ce privește stocarea documentelor, deoarece sistemele electronice de arhivare pot fi căutate.
Apoi, scanați fiecare document și stocați-l într-un dosar în funcție de conținut.
Păstrarea copiilor documentelor importante
Pentru documentele dvs. super importante, experții recomandă păstrarea copiilor.
Acest lucru poate însemna păstrarea unei copii în spațiul dvs. de stocare în cloud și alta pe un hard disk. Ar putea însemna păstrarea unui exemplar în depozitul dvs. electronic și o copie tipărită într-un seif ignifug.
Stocați aceste documente pentru totdeauna
Aceste documente trebuie păstrate pentru totdeauna:
Înregistrări academice - Diplome, transcrieri și orice lucrare de portofoliu care poate fi utilizată în viitor atunci când candidează la un loc de muncă.
Adoptarea documentelor
Certificatele baptismului
Certificatele de naștere
Certificatele de moarte - Pot fi necesare în scopuri fiscale.
Permisele de conducere
Dosarele de muncă - Orice clauze, acorduri, dosare disciplinare și revizuiri de performanță.
Certificatele de căsătorie
Dosarele medicale
Înregistrări militare
paşapoarte
Pensiile și dosarele de pensii
Carduri de securitate socială
Wills
Salvați pentru o perioadă mai scurtă de timp
Aceste documente se pot atinge la fel de des ca lunar sau săptămânal:
Declarații bancare - 1 lună
Facturile - 1 an pentru orice taxe sau garanție, toate celelalte facturi ar trebui să fie înlăturate imediat ce au fost plătite.
Carte de credit - Șterge imediat când este plătit.
Achizitii de imbunatatire la domiciliu - Păstrați până când vândute acasă.
Înregistrări de investiții - 7 ani după ce ați închis contul sau ați vândut garanția.
Leasing - Păstrați până când v-ați mutat și ați primit depozitul înapoi de la proprietar.
Paychecks / Pay Stubs - 1 an până când primiți W-2
Încasări de vânzări - păstrați-le pe toată durata de viață a garanției. Evident, acest lucru se aplică numai achizițiilor importante cum ar fi aparatele și electronica. În mod obișnuit, păstrez chitanțe pentru lucruri precum alimente și îmbrăcăminte, atâta timp cât știu că nu am nevoie de chitanță pentru întoarcere.
Documente fiscale - 7 ani, inclusiv depunerea și toate documentele însoțitoare, cum ar fi W-2 și chitanțe.
Înregistrări de vehicule - Păstrați până când vândute vaporul, mașina sau motocicleta.
Cum să scapi de documente
Distrugerea documentelor este principala modalitate de a te proteja de furtul de identitate. (Citiți interviul cu expertul în securitate Jay Foley despre cum să vă protejați de furtul de identitate). Te întrebi ce să distrugi? Regula generală este orice cu următoarele informații care ar trebui eliminate: numere de conturi, date de naștere, nume de fete, parole și pini, semnături și numere de securitate socială.
Din nou, aceștia nu sunt creștini.
Iată elementele de bază:
În cazul în care documentele sunt încă "active", de exemplu, trebuie să le păstrați pentru referință și să stabiliți un sistem de arhivare simplu la domiciliu. Aceasta înseamnă depozitarea documentelor după subiect și apoi distrugerea acestora după ce nu mai sunt folosite.
Ce documente trebuie să reîncărcați
Dacă ați terminat cu aceste documente și nu mai aveți nevoie de ele, iată ce să restrângeți (orice altceva - cum ar fi hârtiile - puteți să vă reciclați).
Chitanțe ATM
declaratii bancare
Copii certificat de naștere
Anchete anulate și anulate
Carte de credit
Rapoarte de credit
Permisele de conducere (expirat)
Documentele de angajare care au identificare
Pașapoarte expirate și vize
Contul de investiții #s
Documente legale
Tranzacții de investiții, acțiuni și proprietăți
Elemente cu semnătură (contracte de leasing, contracte, scrisori)
Etichete de bagaje
Dosare medicale și dentare
Lucrări cu număr de securitate socială
Parole sau numere PIN
Plăti resturile
Aplicații cu carduri de credit pre-aprobate
Încasări cu numere de conturi de verificare, numere de cărți de credit sau orice alte informații de identificare
Forme fiscale
Transcrieri cu informații de identificare a acestora
Călătorii de călătorie
Bilete de avion folosite
Facturi de utilități (telefon, gaz, electric, apă, TV prin cablu, Internet)
Asigurați-vă că dispuneți de un sistem flexibil de depozitare pentru a păstra aceste documente sub control și a le șterge atunci când nu mai sunt necesare.
Orice planificați să păstrați trebuie să fie acționat, organizat și depus. Îmi place sistemul meu de arhivare la domiciliu.