Cum să vă gestionați poșta în 5 pași

Învățați cum să vă gestionați poșta este o sarcină de organizare surprinzător de dificilă, deoarece nu puteți organiza vizual doar poșta, trebuie să citiți și să atingeți fiecare document pentru a fi depus sau aruncat. Cea mai bună cale spre gestionarea solidă este reducerea cantității de hârtie care intră în casa dvs. Citiți mai multe despre modul de gestionare a e-mailului în patru pași.

• 01 din 05

  Dump Junk

  Reduceți cantitatea de corespondență pe care o primiți prin oprirea corespondenței nedorite.

  Jur că dacă voi fi vreodată pierdut, catalogul J Crew o să mă găsească mai întâi. Reducerea cantității de mesaje nedorite pe care le primiți va reduce timpul pe care îl cheltuiți pentru gestionarea corespondenței. Mai puțin poștă = mai puțin timp.

  Bonus: Este bine pentru mediul înconjurător.

• 02 din 05

  Programați-l

  Majoritatea oamenilor sortează prin poștă în timp ce merg pe ușa după serviciu și se opresc adesea în mijloc pentru a-și îndepărta haina sau a-și îndrepta atenția asupra a ceea ce este pentru cină. Rezistați nevoii de a gestiona corespondența până când aveți timpul și atenția acordată acestei sarcini.

  motive:

  1. Dacă vă sortați pe ușa dvs., este posibil să nu fiți pregătit să vă administrați poșta în acel moment. Aveți nevoie de instrumentele potrivite (de mai jos) și atenția pentru a decide cum să utilizați sau să renunțați la fiecare piesă.
  2. Nu atingeți niciodată o bucată de hârtie mai mult decât o dată dacă nu aveți prea mult. Acest lucru face ca gestionarea hârtiei să fie atât de obositoare: trebuie să o citiți de fiecare dată! Așteptați până sunteți gata să gestionați și să renunțați.

  Programați ora fie în fiecare zi, fie o dată pe săptămână pentru a vă organiza corespondența.

• 03 din 05

  Unelte

  Aveți instrumentele potrivite pentru a renunța, recicla sau răspunde la corespondența dvs.

  Nimic fantezist, dar aveți următoarele la îndemână:

  1. Distrugător - orice informație de identificare dincolo de numele și adresa dvs. ar trebui să fie dezrădăcinată imediat.
  2. Recipientul de reciclare - Majoritatea poștei pot fi reciclate imediat (gândiți-vă: cupoane, pliante, anunțuri).
  3. Sistemul de înregistrare și calendarul - Pentru corespondență trebuie să acționați imediat sau în viitor.

  Prin "la îndemână", mă refer la adevărat. Nu aveți tăișul tău și coșul de reciclare în încăperi separate. Îmi gestionez corespondența în picioare atât pe coșul de reciclare, cât și pe tocător și apoi am aranjat corespondența de care am nevoie să iau măsuri la biroul meu unde am instalat calendarul și un sistem de depozitare desktop. Vă recomandăm o casetă separată pentru birou, precum și un dulap de arhivă pentru organizarea poștei.

• 04 din 05

  Stabiliți un sistem

  Există 3 jocuri finale pentru fiecare piesă de poștă:

  1. Acțiune - E-mail trebuie să luați măsuri imediat sau în cele din urmă. Acest tip de e-mail va fi împărțit în alte categorii cum ar fi arhiva / referința, răspunsul, acțiunea etc.
  2. Reciclare - E-mail nedorit care nu are nici o valoare pentru dvs. și nici o informație care să-l identifice peste numele dvs.
  3. Distrugere - Orice bucată de e-mail care conține informații de identificare asupra acesteia dincolo de numele și adresa dvs. Acestea ar include numerele de securitate socială, datele de naștere, ofertele de cărți de credit etc. Nu sunteți sigur dacă ar trebui să reciclați sau să vă distrugeți? Vedeți ce să ștergeți și citiți mai multe despre furtul de identitate: Cum să vă protejați de furtul de identitate.

• 05 din 05

  Continua

  În câteva moduri, mă asigur că trebuie să păstrez acest lucru:

  • Fiecare vineri Negre (a doua zi după Ziua Recunoștinței), în timp ce toți ceilalți se opresc la cumpărături, adună toate cataloagele pe care nu mai vreau să le primesc și le sun să le anuleze.
  • Urmați rutina de organizare săptămânală , unde gestionăm e-mailurile săptămânal.
  • Puteți citi mai multe despre gestionarea zilnică a corespondenței.