Cum să organizați un sistem de arhivare în 7 etape

01 din 07

Cum să configurați un depozit de hârtie + un sistem de stocare care să funcționeze pentru totdeauna

Lupta este reală: gestionarea hârtiilor și a aglomerației de hârtie este gropile. De aceea este esențial să se creeze un sistem de arhivare ușor de realizat, pe care îl veți folosi efectiv. Astăzi, asta vom face împreună.

Poartă

Aflați cum să configurați un sistem de evidență la domiciliu pe care îl veți folosi efectiv pentru restul vieții. Ea trebuie să fie flexibilă pentru a se adapta schimbărilor stilului de viață și trebuie să fie simplă, astfel încât să o păstrați.

Ce ai nevoie

• Dulap de arhivare sau cutie de fișiere
• Agățarea dosarelor de fișiere (Îmi plac cele colorate care sunt prezentate mai sus)
• Dosar de dosar desktop
• Maruntitor, defibrator
• Cos de reciclare
• Dosarele fișierelor
• Etichetă sau pix

Sincronizare

Acesta este un proiect de weekend. Nu vă recomandăm să începeți acest lucru într-o săptămână după o zi lungă de lucru / școală etc. Începeți-o într-o dimineață de sâmbătă sau duminică, înarmată cu o ceașcă de cafea sau ceai, și o atitudine de a-ți face asta.

02 din 07

Adună-ți toate lucrările împreună într-o singură locație

Primul pas în crearea unui sistem de arhivare la domiciliu este de a vă corali toate fișierele și documentele în același spațiu, astfel încât să puteți sorta, să le reciclați și să le distrugeți. A avea totul într-un singur loc are următoarele avantaje:

1. Vă va ține să vă concentrați asupra sarcinii la îndemână. Când încerci să îndepliniți o sarcină pe care nu trebuie să o încântați (cum ar fi depunerea), orice scuză pentru a vă rătăci și a începe un alt proiect nou. Dacă aveți toate bunurile dvs. (enumerate aici) și toate documentele dvs. într-un singur loc, nu aveți nicio scuză, ci să vă grăbiți.
2. Veți fi mai amănunțit. Făcând o masă a casei dvs. în față înseamnă că nu va trebui să repetați sarcina în câteva săptămâni de acum înainte când găsiți un teanc uitat de hârtie în spălătorie.

Câteva locuri pentru a căuta hârtii (altele decât sertarele birou evidente, dulapurile de depozitare și grămada de corespondență):

1. Sufrageria. Lucrurile au tendința de a se aduna în camera de zi, deoarece de cele mai multe ori nu avem o idee despre ce să facem cu ei. Acesta este motivul pentru care ar trebui să puneți întotdeauna acte, dar nu sunteți sigur ce să faceți cu încă în e-mailul meu în cutie.
2. Pungi . Rucsacuri, saci de munca, saci de mana, saci de gimnastica si valize.
3. Bucataria. Piloții de hârtie au o modalitate de a se termina în bucătărie. Acest lucru se datorează faptului că bucătăria este adesea primul loc spre care ne îndreptăm când mergem prin ușă.

Deci, strângeți toate documentele și apoi ...

Alege un loc bun cu o suprafață tare pe care poți crea 5 grămezi. Poate fi masa de bucătărie, patul pentru oaspeți sau biroul dvs. dacă este suficient de mare. Dacă nu aveți o suprafață suficient de mare, podeaua funcționează și ea.

Dacă aveți atât de multe lucrări, grămezile dvs. se pot răsturna, apoi utilizați cutii sau chiar cutii de carton. Etichetați-le pentru a le păstra separat și pentru a evita greșelile - cum ar fi aruncarea accidentală a declarațiilor fiscale de anul trecut în caseta "reciclare".

03 din 07

Separați lucrările dvs. în cinci categorii

Acum este momentul să ajungeți la afaceri. Va trebui să atingeți fiecare hârtie și să luați o decizie în acest sens.

Regula: Trebuie să luați o decizie cu privire la fiecare bucată de hârtie. Va intra într-una din aceste 5 categorii:

1. Acțiune: Documentele pe care trebuie să le acționați și apoi aruncați. Nu confundați aceste lucruri cu ceea ce facem referire într-o categorie de mai jos ca "Gospodărie". Documentele de uz casnic sunt depuse permanent, fișierele de acțiune vor fi folosite o dată și apoi aruncate.
   Exemple: invitații, bilete de parcare, mementouri pentru întâlniri, teme la domiciliu, facturi etc.

2. Arhivă: Documente sau documente pe care trebuie să le acordați, dar nu trebuie să le referiți sau să le utilizați mai mult de o dată sau de două ori pe an.
   Exemple: declarații fiscale, evidențe medicale, evidențe academice, dovezi pe care le-ați participat la atribuțiile juriului, fapte, contracte de leasing etc.

3. Gospodărie: Acestea sunt documentele pe care le folosiți pentru a vă menține casa (și viața) în funcțiune.
   Exemple: cupoane, rețete, manuale de utilizare, încasări pentru impozitele pe acest an, documente pentru călătorii viitoare etc.

4. Reciclare: Documente și documente care nu intră în niciuna dintre categoriile de mai sus și nu conțin informații personale.
   Exemple: corespondență, foi de lucru dintr-un seminar pe care nu mai sunteți interesat, ziare, reviste, temele vechi de care nu aveți nevoie, plicuri folosite etc.

5. Reziduuri: Documente și documente care nu se încadrează în categoriile 1-3, dar conțin informații personale de identificare.
   Exemplu: Ofertele cărților de credit, declarațiile bancare vechi, facturile etc.

04 din 07

Declutter + Renunțați la documentele și fișierele pe care nu mai aveți nevoie

Cea mai mare grămadă va fi reciclată. Reciclați-le pe cele dintâi - obiectul aici este de a reduce cantitatea de hârtie cu care vă confruntați cât mai repede posibil.

Apoi, distrugeți tocătorii - aceasta ar trebui să includă tot ce vă identifică dincolo de numele și adresa dvs.

În mod alternativ, acest Garda de identitate pentru Garda de Identitate din magazinul de containere este foarte prețuos și foarte practic pentru cei care sunt bolnavi de a avea gemul tăiat. În acest fel, puteți să ștergeți cu ușurință datele dvs. de identificare și să reciclați mesajele și documentele cu informații personale despre ele, în loc să distrugeți.

Acum că ați aruncat junkul, este timpul să ajungeți la crearea unui sistem care să fie:

1. Ușor de utilizat, deci veți folosi de fapt;
2. Este suficient de flexibil pentru a adapta schimbările de viață și noile proiecte; și,
3. Asigurați-vă că atunci când trebuie să găsiți ceva rapid, îl puteți găsi.

Frumusețea aici este că poți sparge aceste categorii în continuare, în funcție de cantitatea de hârtie care vine și iese din casa sau biroul tău.

05 din 07

Configurați un fișier de arhivare pentru sistemul dvs. de depozitare la domiciliu

Este destul de ușor să decideți ce documente să intre în fișierul dvs. de arhivă. Acestea sunt cele mai importante lucrări pe care le dețineți. Acestea sunt dovada că tu și familia ta există, plătiți impozitele, casele și mașinile proprii, ați absolvit colegiu, puteți călători în afara țării pe pașaport sau viză. Dacă sunteți proprietar al unei companii sau aveți mai multe proprietăți, acest fișier va fi chiar mai mare.

Iată o listă de elemente de bază pentru a păstra în acest fișier:

• declaratiilor fiscale
• dosarele medicale
• recorduri academice
• dovada că ai slujit juriului
• fapte
• leasing
• contracte
• pașapoarte
• atât de carduri de securitate
• înregistrări de muncă
• certificatele baptismului
• documente de asigurare de viață / de pensionare

Păstrați aceste documente într-o casetă de fișiere în dosare etichetate. Luați în considerare achiziționarea unei cutii ignifuge odată ce începeți să achiziționați mai multe "chestii" pentru a vă menține în siguranță.

păstrați fișierele pe care le utilizați frecvent (de exemplu de câteva ori pe an) în față. Rezistați nevoii de a supra-organiza acest spațiu, deoarece dacă sunteți prea specifică, de fapt, este mai greu să găsiți lucruri atunci când într-adevăr aveți nevoie de ele într-adevăr. În general, dacă scufundați în fișierul dvs. de arhivă, într-adevăr, într-adevăr aveți nevoie de acea bucată de hârtie, pentru a vă face cât mai ușor posibil.

Iată categoriile mele:

• Academic
• Mașină
• Ocuparea forței de muncă
• Financiar
• Sănătate
• ID-ul
• Asigurare
• Proprietate imobiliara

Organizați-le în ordine alfabetică, dar păstrați fișierul ID în prealabil. Aceasta are lucruri precum certificatul de naștere, pașaportul, cartea de securitate socială și certificatul de botez. De asemenea, trebuie să vă păstrați licența de căsătorie.

Pentru a stoca aceste documente, considerați cu tărie o casetă de siguranță de înaltă securitate care, la mai puțin de 50 de dolari, este o valoare mare *. O altă opțiune este caseta de prescripție cu înaltă siguranță. Aceasta este destinată consumabilelor medicale, dar ar putea să dețină cu ușurință mai multe documente care nu pot pierde.

Puteți configura propriul DIY propriul fișier sau puteți utiliza sistemul FileSolutions Home Filing System.

* Dacă pierdeți aceste fișiere, veți sfârși să plătiți mult, mult mai mult pentru a obține copii de la Registratori, Grefieri, Instituții Academice etc., deci 50 de dolari sunt o investiție valoroasă și inteligentă.

06 din 07

Aranjați un dosar de uz casnic

Iată o regulă bună pentru ceea ce ar trebui să stocați în Fișierul dvs. de uz casnic: Orice s-ar putea să aveți nevoie în viitor, dar nu trebuie să faceți o acțiune în acest moment, care nu aparține fișierului dvs. de arhivă. Utilizați propriul dosar de uz casnic (numit Workbook Workbook) ca exemplu pentru a obține o idee mai bună despre ceea ce să stocați în acest fișier și ce să nu faceți.

În primul rând, în loc de o cutie de fișiere sau un bin, am creat un liant cu secțiuni și apoi buzunare pentru a stoca lucruri cum ar fi cupoane și cărți cadou. Puteți utiliza acest liant și puteți avea secțiuni pentru următoarele:

• Cupoane / Groupons
• Carduri cadou
• Documente pentru călătorii / călătorii viitoare
• Reducerile pe care le-am depus și aștept să primesc cecul înapoi
• Încasări pentru articole de bilet mare cum ar fi un aparat sau o bucată mare de mobilier
• Aveți un buzunar pentru toate cardurile de recompense
• Note și materiale de referință pentru proiectele viitoare la care lucrați
• Rețete*
• Încasări pentru impozite
• Polița de asigurare a autovehiculelor / locuințelor / chiriașilor

Probabil că ați reușit să scanați majoritatea acestora într-un cont Evernote , dar atunci când aveți nevoie de ele, va trebui să le tipăriți din nou, așa că depuneți-le în acest notebook și numiți-le în registrul dvs. de uz casnic.

* Păstrați un fișier separat pentru rețetele pe care doriți să le reveniți într-o zi, dar nu ați făcut-o.

07 din 07

Configurați un fișier de acțiune

Fișierul de acțiuni sunt documentele pe care trebuie să le acționați și apoi aruncați. Orice documente sau hârtie care trebuie să fie depuse permanent sau pentru o perioadă lungă de timp (peste o lună), probabil aparțin fișierului Dvs. de uz casnic.

Fișierele de acțiune sunt:

• Se va folosi o dată și apoi va fi aruncat; sau,
• Fișierele pe care așteptați să le acționați.

Utilizați o cutie pentru a ține aceste documente, în special, și vă recomandăm această casetă. Alegeți portocaliu deoarece este o culoare strălucitoare și gândirea este, vă va face să treceți prin cutie cel puțin o dată pe săptămână. Acest lucru se poate dubla , de asemenea, ca In Box pentru a vă ajuta să gestionați corespondența .

Iată câteva exemple despre ce să păstrați în fișierul Acțiune:

E-mail primit:

• Orice primiți în poștă merge în acest fișier
• Orice bucată de hârtie pe care cineva o dă pe mâna ta, sau o apucă și o împinge în geantă, intră aici

Elementele calendarului:

• Invitații pentru evenimente viitoare și pentru orice indicații sau cărți de răspuns care vin împreună cu acestea
• Facturile de plată și apoi tăierea sau reciclarea
• Permisiunea scade pentru semnare
• Memento-uri pentru întâlniri

Elemente de plată:

• Parcare bilete la plata
• Facturile de plată

Elementele pe care le așteptați:

• Încasări pentru tot ce ați achiziționat recent în cazul în care decideți să reveniți. De exemplu, dacă primiți un pachet de la Amazon, aruncați pachetul de ambalaj în acest compartiment în cazul în care produsele nu funcționează și trebuie să-l returnați. Ditto pentru alte pachete pe care le primiți.
• Încasări pentru tot ce aștepți. De exemplu, dacă ați trimis o factură societății dvs. de asigurări și așteptați rambursarea, aceasta se înscrie în acest fișier. Dacă ați returnat ceva și așteptați să vedeți că restituirea apare în extrasul dvs. bancar sau în factura mea de credit, aceasta se înscrie în această casetă.

Puteți rupe acest fișier în mai multe categorii, dar este mai ușor să arunci totul în această cutie și apoi să treci prin ea o dată, de două ori sau de trei ori pe săptămână. În acest moment poți să reciclezi sau să distrugi tot ce nu mai ai nevoie, să depui ceva care aparține arhivelor sau gospodăriei și să acționezi tot ce trebuie să răspunzi. Scopul este de a păstra acest fișier cât mai mic posibil.

Dar ... truc este că trebuie să treci prin acest dosar cel puțin o dată pe săptămână, de preferință mai des. Vă recomand să adăugați această sarcină în rutina personală de organizare săptămânală , astfel că depuneți și stocați o cantitate relativ mică de lucrări o dată pe săptămână,