În munca mea de zi, lucrez în comunicații, mai ales pentru organizații non-profit. O parte din munca pe care o fac presupune asigurarea unei strategii pentru comunicații interne și externe. Aceasta include, de asemenea, elaborarea unui plan pentru o mișcare de birou , pe care intenționează să o facă în următoarele șase luni.
În timp ce vă puteți gândi că există atât de mulți pași pentru a vă planifica într-o mișcare de birou pe care nu aveți timp să o luați în considerare, trebuie să luați o zi sau două pentru a crea o strategie fermă care să țină seama atât de angajați, cât și de clienți a viitoarelor schimbări .
Să începem cu angajații, deoarece sunt direct afectați de mutare .
Comunicările interne ar trebui să includă aceste mesaje cheie:
- O cronologie clară: asigurați-vă că listați toți pașii cheie ai mișcării, astfel încât toată lumea să știe ce să aștepte și când.
- Instrucțiuni de ambalare: furnizați personalului instrucțiuni despre cum să împacheteze birourile sau cabinele pentru mutare. Aceasta ar trebui să includă unde să obțineți materialele de ambalare , ce sunt responsabile pentru ambalare și termenele limită.
- Notificare avansată a oricărui birou închis: în timpul mutare, poate fi necesar să închideți biroul pentru a permite ambalarea finală și mutarea echipamentului de birou și a mobilierului. Asigurați-vă că personalul dvs. este conștient de aceste date și dacă și cum va continua afacerea în timpul mutare și cum acest lucru va afecta programul de lucru și volumul de muncă.
- Planul de birouri nou: Personalul va dori să știe devreme ce va arăta noul spațiu și modul în care vor fi înființate birourile. Vor avea încă spațiul propriu sau vor fi acum într-un plan de etaj sau în plan deschis? Asigurați-vă că creați o modalitate de a informa personalul despre modul în care s-ar putea schimba spațiul său de lucru.
- Noile opțiuni de locație, parcare și navetă: furnizați personalului toate informațiile de care au nevoie despre noua locație, astfel încât să poată pregăti transportul către noul spațiu.
Odată ce ați determinat toate mesajele cheie, trebuie să determinați modul în care puteți obține cele mai bune mesaje. Metoda pe care o utilizați ar trebui să fie determinată de tipul de mesaj.
De exemplu, cronologia poate fi ușor furnizată prin intermediul intranetului companiei dvs. întrucât închiderea oficiilor poate fi prezentată cel mai bine la o reuniune a personalului, pentru a se asigura că întrebările pot fi adresate și răspunsuri.
Modalități de comunicare a obiectivelor personalului:
- Intranet: pentru acele companii sau organizații care au un intranet, aceasta este de obicei cea mai bună platformă pentru majoritatea mesajelor. Acesta permite actualizarea ușoară a fișierelor și a informațiilor care ajung la toți angajații.
- Întâlniri personale: indiferent de mesajul, întâlnirile personalului sunt un loc bun pentru a face anunțuri și pentru a le permite personalului să aibă o discuție completă. De asemenea, puteți utiliza timpul de întâlnire pentru a examina modul în care informațiile vor fi comunicate, astfel încât angajații să știe că vor fi informați.
- Email: în timp ce e-mailul este ușor, nu este cel mai bun mod de transmitere a informațiilor. Nu doriți să trimiteți câte e-mail-uri pe care oamenii nu le pot găsi atunci când au nevoie de ele. Dacă utilizați un e-mail, asigurați-vă că îl utilizați numai pentru a permite oamenilor să știe de unde pot obține informațiile.
- Plicuri obișnuite : dacă nu aveți un intranet, atunci crearea unui dosar comun pe o unitate de rețea pe care o poate accesa toată lumea este următoarea modalitate optimă de a stoca informațiile pe care doriți să le accesați.
- Buletinul de bord: un spațiu fizic în care sunt postate informații este un lucru minunat de făcut. Nu numai că oamenii o pot verifica des, ci și un loc în care oamenii își pot aduna și discuta preocupările.