Dacă aveți nevoie să vă mutați afacerea , cel mai bun loc pentru a începe să planificați cum să împachetați și să vă mutați este chiar aici. Cheia succesiunii este de a construi unele alianțe care pot ajuta la motivația și coordonarea restului personalului de la birou.
Planificați mișcarea
Creați o cronologie care să permită toate etapele necesare ale mișcării. Va trebui să discutați acest lucru cu restul echipei dvs. în mișcare sau cu administratorii și supraveghetorii, pentru a vă asigura că este posibil.
Pentru un birou mic, veți avea nevoie de cel puțin trei luni pentru a vă pregăti și pentru un birou de la mijloc la mare, cel puțin șase până la opt luni. Cheia este de a începe cât mai curând posibil.
Următorul pas este colectarea tuturor informațiilor despre noul spațiu. Încercați să obțineți planuri sau layout pentru a identifica componentele cheie, cum ar fi prizele electrice, spațiul de stocare etc. și, cel mai important, pentru a determina noul aspect al biroului. Este, de asemenea, o idee bună să aveți un plan de aspect general pentru spațiul dvs. actual, astfel încât să puteți compara cele două; dacă există zone în biroul actual care nu funcționează, identificați-le astfel încât acestea să poată fi rezolvate în spațiul dvs. nou.
Faceți, de asemenea, o listă a problemelor potențiale cu noul spațiu, cum ar fi o zonă de recepție mai mică sau o zonă de depozitare mai mică sau poate un spațiu deschis mai mare, care poate necesita mai multe cabine sau pereți temporari. Ar putea fi necesar să angajați dulgheri sau pictori dacă pereții trebuie să fie construiți sau vopsite.
S-ar putea să fi fost adresată când a fost achiziționat noul spațiu, ci doar să vă asigurați că nu este necesară finalizarea construcțiilor sau modificărilor cosmetice înainte de mutare.
Colectați-vă echipa
Pentru birourile mijlocii sau mari, numiți (sau cereți voluntari) pe cineva din fiecare departament sau divizie pentru a coordona zona lor.
Ar putea fi atribuit supraveghetorului departamentului sau managerului care se poate asigura că fiecare angajat își asumă responsabilitatea pentru ambalarea biroului, a dosarelor și a obiectelor personale. Pentru birouri mai mici, s-ar putea să fii singur. Dacă da, identificați câțiva oameni cheie care ar putea să vă ajute să coordoneze mutarea.
Echipa dvs. vă poate ajuta, de asemenea, să identificați problemele actuale cu spațiul vechi și să oferiți soluții posibile pentru noul birou. Este o modalitate excelentă de a încorpora alte puncte de vedere și de a obține un consens în mișcare, dacă unii nu sunt destul de entuziasmați de schimbare.
Au întâlniri regulate
În programul dvs., stabiliți întâlniri regulate și asigurați-vă că angajații sunt informați cu privire la detaliile întâlnirii și pentru a vă asigura că toată lumea știe ce trebuie să facă pentru a-și împacheta biroul sau spațiul de lucru . Este important ca toți să fie informați pentru a limita orice îngrijorare sau îngrijorare; mișcarea este stresantă pentru toți cei implicați mai ales dacă deciziile nu sunt comunicate.
Determinați bugetul
Dacă aveți o anumită sumă alocată bugetului pentru mutarea dvs., va fi important să identificați costurile înainte de a vă angaja pe angajați sau chiar înainte de a împacheta prima cutie.
Atribuirea sarcinilor
Trimiteți-vă comitetului mișcător o listă de sarcini care trebuie completate și asigurați-vă că acestea sunt adăugate la cronologie / orar.
Este posibil să aveți nevoie de furnizori de servicii de specialitate, cum ar fi instalatori de linii telefonice sau specialiști în rețele de calculatoare. Adresați-vă fiecărui departament manager sau supraveghetor ceea ce este necesar din zona lor. Asigurați-vă că sunt acoperite zonele comune, cum ar fi zona de recepție, holul și zonele de depozitare.
Una dintre cele mai importante sarcini este să angajezi mutatorii . Există companii în mișcare care se specializează în mișcări de birouri. Doar asigurați-vă că faceți cercetările dvs., întrebați întrebările corecte și dați-i compania să vină la biroul dvs. pentru a vă evalua mișcarea. Ca orice mutare a gospodăriei, trebuie să vă asigurați că firma este fiabilă și că primești cel mai bun serviciu pentru cost. Această sarcină poate fi atribuită câtorva persoane, fiecare apelând la companii specifice, apoi comparând note. Începeți devreme pentru a vă asigura că obțineți cel mai bun preț posibil.
Efectuați o listă de contacte
Va trebui să vă asigurați că toți cei cărora le faceți afaceri, atât furnizori, cât și clienți, știți că vă deplasați.
Este o idee bună să alocați această sarcină unei persoane care să supravegheze. Notificarea clienților și a clienților necesită comunicări specifice în jurul locului în care vă deplasați și modul în care compania va funcționa în timpul mutare. Aceste informații sunt esențiale pentru a vă asigura că clienții dvs. nu merg în altă parte pentru serviciile dvs.