Cum să prioritizați sarcinile dvs.

Deci aveți toate aceste lucruri pentru a face în fiecare zi și lista dvs. de a face este plin - cum știți ce să faceți prima, a doua și a treia?

Destul de mult, toată lumea simte că are prea mult de făcut și prea puțin timp ca să o facă. Adesea, acea senzație de copleșire provine dintr-o incapacitate de a prioritiza toate sarcinile aparent presante. Dacă vă simțiți ca lista dvs. de sarcini să crească mai mult cu puțin timp și nici nu știți de unde să începeți, iată cum puteți identifica, evalua și prioritiza sarcinile.

1. Efectuați o listă

Înainte de a încerca să vă sortați obligațiile în ordinea importanței, faceți timp pentru a compila o listă completă a tot ceea ce aveți nevoie sau doriți să realizați. Împărțiți lista în secțiuni pentru diferite tipuri de sarcini. Aceste categorii ar putea include:

Sarcini zilnice sau săptămânale

Acestea sunt "to-dos", care pot fi personale ( planificarea meselor și cumpărăturile ) sau legate de locul de muncă (întâlnirea săptămânală a echipei). Dacă deja urmați o rutină zilnică , veți cunoaște aceste sarcini; dacă nu, atunci este momentul potrivit pentru a crea unul. Ceea ce includeți poate varia - unii oameni nu văd nevoiți să vă reamintesc să verificați e-mailurile sau să cumpărați alimente, dar alții vor aprecia memento-urile structurate pentru a efectua anumite acțiuni în anumite momente sau în anumite zile.

Sarcini cu termene limită

Acestea, evident, trebuie să se facă până la o dată specifică și să necesite pregătirea în prealabil. Exemple ar putea fi o lucrare de școală care va avea loc în trei săptămâni sau o petrecere pe care o planificați timp de șase luni de acum.

Aceste tipuri de sarcini - adesea numite proiecte - pot fi ulterior defalcate în componente mai mici - de exemplu, "hârtia de scriere" poate fi împărțită în citirea cărților relevante, organizarea notelor, scrierea unei schițe, scrierea unui prim proiect pe.

Sarcinile recurente

Acestea nu apar pe o frecvență zilnică sau săptămânală, dar nici nu sunt proiecte unice.

Sarcinile recurente ar putea include întâlniri cu medicii dentiști sau taxele trimestriale.

Auto-motivate, sarcinile necesare

Acestea sunt sarcini sau proiecte despre care știi că trebuie să faci, dar nimeni nu te va face. Rareori, dacă au vreodată, au o limită de timp încorporată. Gândiți-vă la îmbunătățirea site-ului dvs. de afaceri de mici dimensiuni sau la găsirea unui nou furnizor de servicii primare.

Activități auto-motivate, care nu sunt necesare

Acestea sunt activitățile mai plăcute, care totuși tind să cadă pe marginea drumului, în condițiile în care alte sarcini, mai evident necesare, le împiedică. Gândiți-vă pentru plăcere sau pentru a lucra la hobby-uri.

Sarcini într-o zi

Aceste sarcini se desfășoară în partea de jos a listei de sarcini sau din partea din spate a minții, dar de obicei nu trebuie să se facă în curând sau vreodată. Exemplu: vopsiți radiatoarele.

2. Organizați-vă lista

Odată ce ați enumerat totul, puteți să vă dați seama ce să faceți mai întâi și să vă organizați programul. (Cum faceți acest lucru fizic - pe o foaie de hârtie, un planificator , o aplicație, un calendar online sau altfel - contează mai puțin decât alegeți o metodă care funcționează pentru dvs. și pe care o veți utiliza.) Iată câteva criterii să se gândească la:

Urgentă sau importantă

Toate sarcinile pot fi sortate într-una din cele patru categorii. Activitățile urgente și importante ar trebui să se facă mai întâi, cât mai curând posibil; activitățile urgente, dar nu importante, pot fi delegate, dacă este posibil, dar dacă nu, programul dvs. ar trebui să includă o flexibilitate suficientă și un timp suplimentar pentru a le acomoda când apar; sarcinile importante, dar nu urgente, trebuie planificate cu mult timp înainte, astfel încât acestea să nu devină urgente; sarcinile care nu sunt nici importante, nici urgente pot fi eliminate, cu toate că, dacă vă bucurați de ele, acestea ar trebui să fie lucrate în programul dvs., astfel încât să nu se supună unor obligații mai exigente.

Evaluați valoarea

Puteți evalua valoarea unei sarcini în mai multe moduri. S-ar putea să fie dacă au fost afectate alte persoane și cât de importante sunt acele persoane pentru tine (aprobarea șefului tău și bunăstarea copiilor care depind de tine sunt mai importante decât, de exemplu, opiniile unui grup de străini pe care ai fost de acord să vă alăturați la o întâlnire.) De asemenea, ați putea atribui o valoare ridicată sarcinilor pe care le vedeți că le veți plăti pe termen lung sau că veți găsi pur și simplu recompense.

O referință pe care o veți întâlni probabil atunci când citiți despre atribuirea priorităților este regula 80-20 sau principiul Pareto, care prevede că 80% dintre efecte provin din 20% din cauze. Acest lucru poate sau nu se poate dovedi adevărat pentru dvs., dar este un memento bun pentru a identifica ceea ce vă petreceți de fapt timpul și care dintre eforturile dvs. sunt plătitori.

Timp și flexibilitate

Un program de funcționare permite modificări și recunoaște constrângerile de timp. Fiți realist atunci când prioritizați și planificați zilele voastre. Când sunteți îndoieli, supraestimați timpul pe care îl va lua o anumită sarcină.

Dacă se duc două sarcini în același timp, alegerea de la care să începeți depinde de modul în care lucrați cel mai bine. Unii oameni preferă să obțină o sarcină mai simplă în afara modului de a se concentra pe una mai complexă; alții se vor simți liniștiți dacă încep mai întâi sarcina mai dificilă și o să facă ceva sau toate înainte de a merge mai departe. Amintiți-vă că nu trebuie să faceți o sarcină sau un proiect de la început până la sfârșit înainte de a trece la următoarea - cu excepția cazului în care, bineînțeles, veți găsi că lucrați în acest fel vă sporește productivitatea.

Limitați sarcinile de zi cu zi la cel mult trei. Ziua poate include, de asemenea, sarcini mai mici, care sunt mai rutine sau cu o importanță mai mică sau urgență, dar încărcarea pe sarcini majore va duce, probabil, la stres și dezamăgire.

Amintiți-vă că prioritățile se pot schimba - dacă șeful dumneavoastră are nevoie să faceți ceva acum, prima prioritate anterioară va fi probabil scăzută în a doua parte. Acesta este cu atât mai mult motivul pentru a construi mai mult timp în programul dvs. pentru a permite flexibilitate.

3. Sarcinile lotului

Sarcinile de dozare sunt una dintre cele mai eficiente și mai eficiente metode de a face acele sarcini care nu se pot realiza. Realizarea lotului înseamnă pur și simplu că lucrați la același tip de activitate mereu înainte de a trece la altceva. Primul pas este acela de a identifica sarcinile pe care le faci mereu și apoi de a configura un flux de lucru simplu pentru ca aceștia să le urmeze. Apoi, abordați acele sarcini în același timp utilizând acest flux de lucru.

Intermedierea necesită îndeplinirea unor sarcini similare care necesită resurse similare în "loturi" pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea. Iată câteva exemple:

• Plătiți toate facturile în același timp
• Deschideți toată e-mailul o dată pe săptămână și acționați mai degrabă decât lăsându-l să se stivuiască în fiecare zi și să nu ajungeți la ea

De dozare vă permite să intrați într-o groove face aceeași sarcină de peste și peste, astfel încât să nu trebuie să pierdeți timp imaginind instrucțiuni sau ce ar trebui să faceți în continuare.

4. Eliminați sarcinile

Odată ce ați enumerat toate sarcinile și le-ați sortat de la cel mai important la cel mai mic, va deveni clar ce sarcini se află în partea de jos a listei. Acestea pot fi uneori delegate altcuiva, dar dacă acest lucru nu este posibil, trebuie să decideți dacă să le programați timp sau să le eliminați.

S-ar putea să aveți sarcini pe listă pe care nu trebuie să le faceți sau chiar să le faceți, dar ați fost presați să adăugați la un moment dat (mergeți la sala de sport, participați la un club de carte). Acestea pot fi eliminate complet.

În cele din urmă, este posibil să aveți prea mult de făcut - dacă nu puteți face totul, evaluați volumul de muncă pentru a stabili dacă aveți nevoie de mai multă practică pentru a prioritiza sau dacă trebuie să îi spuneți cuiva că nu mai puteți continua să faceți anumite sarcini.